多载体形式会议记录归档与整理

来源:互联网 编辑:王志 手机版

一、树立规范的管理意识设置专职的档案管理员,对幼儿园档案的整理和归类有接受过专门的培训和学习,成立档案库房,配备具有档案专业知识、本科学历、熟悉幼儿园保教业务的员工担任档案管理员,形成一整套自己的档案管理操作程序,建立健全幼儿和完整的档案网络管理体系,制定一整套规范合理的档案管理制度。二、及时收集,确保资料真实完整档案工作的基础是资料的收集,而收集工作是档案工作的起点,是档案工作的第一个环节,最重要的是要注意保存原始的、真实的第一手资料,所以资料收集都是从平时的积累开始,从点点滴滴的工作做起的。首先,在全园教职工中宣传档案的作用,使大家了解和认识到保留档案的重要性。其次,制定各类档案交存的负责制度,要求各部门平时的原始资料都要保存好,活动结束、每学期结束时,必须及时将资料送办公室存档,从而确保档案收集的完整性。三、规范归档范围和内容(一)明确归档范围与时间:在园务管理、教育教学及课题研究活动中,凡是具有查考、利用、保存价值的文字和声像等各种形式和载体的文件材料,我们采取随时归档与定期存档的方法,及时归档。如文书档案中开展庆祝“六一”儿童节活动的材料,我们对“六一”节活动的通知、活动的安排、家长邀请书、家长签到表、活动总结等文字资料和所拍的照片和录象等图片资料和声像资料,我们会在活动结束后马上整理,随时归档。每学期的班级当班记录、一周活动安排以及自主性幼儿记录等资料我们在学期结束的时候上交,整个归档时间则按学年度整理,实行定时归档。(二)结合实际,将全园的档案进行有特点的分类。如上级行政部门和教育主管部门颁发有关幼教的方针、政策、指示、决定等方面的文件材料;行政管理中形成的计划、总结、考核、人事管理等文件材料;园务产生的会议记录等文件形成的文书档案;各个班级形成的教学工作、保育管理、科研课题、教师培养、园本教研、教科研成果等文件材料;家长委员会形成的家长工作、会议记录、家访、问卷调查等文件材料;保健方面形成的幼儿健康、消毒管理、环境卫生、膳食等文件材料形成的幼儿卫生保健管理档案;幼儿体检表、幼儿花名册等文件材料形成的学籍档案;各类活动的图片资料形成的照片档案;各类录像带、录音带及课件形成的声像档案进行分类,然后根据它们在形成和处理过程中的联系,按永久、长期、短期分别组卷,编成各个案卷。这些丰富的原始档案资料真实地记录了我园自创办以来在探索幼儿园的科学管理、争创一流的真实历史。目前,我园已建立健全了各类档案资料:党群档案(党务工作、纪检、组织、统战、工会)、行政档案(目标管理、人事管理、制度管理、民主管理、文化建设、寻求支持)、人事档案、保教档案(卫生保健、园本教研、家长工作、保教成果)、后勤工作(安全工作、财产管理、财务工作、服务家长、基本建设)、图书资料档案、音像资料、照片资料,为便于提供利用,我园应用了多种档案检索工具,如:全引目录、案卷目录、专题目录等。丰富的编研材料,全面反映我们幼儿园的档案情况。四、规范立卷归档基本功(一)案卷的外观美注重案卷的外观美,其一是案卷的装订。卷皮的厚度与文件材料的厚度应相适应。其二是案卷封面和脊背上的项目的书写。我园采用统一型号字体打印成纸条,粘贴在上面,让人一目了然,使案卷更加整洁、美观。(二)案卷材料的收集整理1、收集资料分工合作。从前,我园的档案管理零散、不系统,为了改变以往分散的管理模式,建立统一的档案管理体系,即材料的收集要分工负责、落实到人,及时移交、及时入档,然后由专门的档案管理人员统一管理。在做好纸质档案管理的同时,实行档案的微机化管理,把所有信息全部输入计算机,2、收集资料立足全面。幼儿园开展的各项活动(运动会、节日联欢、毕业典礼、开放日、对外交流等)以及各部门所做的一些人事、劳资、财会、医务、考核等日常工作,只要有保留价值的均列入存档范围,力求全面真实地反映幼儿园的历史。3、整理档案注重完整。将同专题、同项目、同内容的文件材料编排在一起,杜绝或避免卷内文件材料“插花团”的现象。(三)案卷的装订案卷装订力求安全、整齐、美观,方便管理,避免重复劳动,克服了整卷装订费时费工,使用(如需要复印查阅)时只能整卷提供而不能单份提供,不如散装方便的弊端。我园的经验是:①卷内文件材料分班装订,尽量减少卷内文件材料之间的磨损,延长档案寿命。②为复印方便,案卷装订时,采用合页夹。(四)明确归档的文件材料要求:凡归档或上报材料应做到书写材料优良、字迹工整、图形清晰,并要注明题目、时间,以利于长期保存和利用;打印材料用纸应尽可能统一纸张。五、增设照片档案及录像档案随着档案工作的不断深入,照片、录像带作为特殊载体的档案,在我园已成为不可缺少的两个档案新门类。我园照片、录像档案具有以下特点:①按专题收集。幼儿园每组织一项重要活动,均精选出有代表性的照片,拍摄出完整的全过程录像,按专题进行归档,完整地记录一次活动的全过程。②注意收集底片和加注文字说明。以照片档案为例,我园的照片档案由底片、照片和说明三部分组成。底片放电脑里保存,照片标上文字总说明、照片存放栏组成,以文字形式表述每次专题活动的整体面貌。六、善于开发,充分利用为了做好档案工作,让它为全园的各项工作服务,我园十分重视档案的开发利用。一是,想方设法提高幼儿园档案利用率,无论是领导在决策之前,还是在各项工作筹备、开展之前,我们都常常要翻阅已有的档案,以便更好地决策,更加精心地策划各项活动,以期达到更高的水平。比如:每年的六一庆祝活动、家长学校开学典礼、毕业典礼、运动会、教师技能技巧比赛、玩教具的制作比赛、班级常规检查评比、教师工作能力考核等都是我园的传统活动,在筹备计划之前,我们都要翻阅档案记录,从往年的计划、总结中取往年之长,同时,又避免往年活动的不足,精心策划,精心设计,使得我们每次活动都能做到心中有数,并达到预期目的,收到良好的效果。二是,我们建立了自己的网站,把幼儿园的基本情况。重大事件和教育教学理念及孩子的档案信息发布上网,让家长在办公室或家里就能浏览到自己孩子的信息,了解孩子在幼儿园的学习和生活情况,让家长通过互联网的形式进行家园沟通,合理利用了幼儿园档案资源。三是,注意做好保密工作,上传的信息都经过慎重考虑,如家长的一些个人信息和幼儿的缺点方面的内容,不在网上发布。四是,将幼儿园开展各种活动时拍摄的照片以宣传招牌的形式向家长展示。七、档案材料的借阅管理为了规范档案借阅,我园各类档案均配备了借阅登记本,对一些保密性档案(如会议记录)划定借阅人范围;对查阅、借用者照章办事,对借出的档案要填写借阅单(包括借阅人姓名、借阅时间、案卷名称),并规定归还日期,逾期不还的要及时催要。总之,幼儿园档案是领导开拓思路的基石,幼儿园档案是教师教育教学中不可缺少的好帮手,幼儿园档案更是园与园互相学习互相借鉴的纽带,只有做好档案管理工作才能更好的为幼儿园建设服务www.07swz.com防采集请勿采集本网。

多载体形式会议记录归档与整理

工程建设单位应当对建设项目全过程形成的声像档案进行收集和归档,在工程竣工验收前,一并和其它载体形式的工程档案报送市城建档案馆进行提前预验收;验收合格后,由城建档案馆出具《建设工程档案预验收

作者:王秀琴

7.4.1.3 不同载体形式的文件材料应分别排列。7.4.1.4 非纸质载体应编写时间、地点、事由、人物等文字说明。7.4.1.5 根据需要填写相应目录、备考表等。7.4.2 档案整理 7.4.2.1 企业应以本企业全部档案为

来源:《办公室业务》2019年第07期

一、文2113献的定义:通过一定的方法和手5261段、运用一定的意义表4102达和记录体系记录在一定载1653体的有历史价值和研究价值的知识。二、根据不同出版形式,可以分为:图书、连续性出版物、

????????【摘要】会议记录是一个单位应归档保存的重要档案信息资源,实际工作中,会议记录的归档整理往往出现不归档或归档不齐全、不能实现全部载体形式归档、归档不及时以及整理不规范等问题。文章从分析会议记录的概念、包含的各种载体形式、归档现状入手,结合工作实际,提出多载体形式会议记录归档应注意的问题和会议记录整理的具体方法。

????????【关键词】多载体;会議记录;归档;整理

????????会议记录是一个单位应归档的重要档案信息资源之一,会议记录对单位业务工作的开展和承载历史的记忆起着重要的凭证和依据作用,在档案查阅利用中占有十分重要的地位。然而在实际工作中,会议记录的归档和整理却因各种因素出现这样那样的问题。笔者结合长期在办公室从事会议记录和档案工作的实际,提出一些粗浅的认识和看法,希望能对多载体形式会议记录的归档和整理工作有所帮助和启发。

????????一、会议记录的概念

????????会议记录是指在会议过程中,由记录人员把会议的组织情况和具体内容记录下来,形成的会议记录。“记”有详记与略记之别,略记是记会议大要,会议上的重要或主要言论;详记则要求记录的项目必须完备,记录的言论必须详细完整。若需要留下包括上述内容的会议记录则要靠“录”。“录”有笔录、音录和影像录几种,对会议记录而言,音录、像录通常只是手段,最终还要将录下的内容还原成文字。笔录常常要借助音录、像录作为记录内容,最大限度再现会议情境。

????????二、会议记录与会议纪要的区别

????????会议纪要有别于会议记录。会议纪要源自会议记录,是从会议记录中整理后正式印发的红头文件。二者的主要区别是:第一,性质不同。会议记录是讨论发言的实录,属事务文书。会议纪要只记要点,是法定公文。第二,功能不同。会议记录一般不公开,无须传达或传阅,只作档案存档。会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅,要求贯彻执行。第三,载体样式不同。会议纪要作为一种法定公文,其载体为文件,享有《中国共产党机关公文处理条例》《国家行政机关公文处理办法》所赋予的法定效力。会议记录的载体是会议记录本。第四,称谓用语不同。会议纪要通常采用第三人称的写法,以介绍和叙述情况为主。会议记录中,发言者怎么说的就怎么记,会议怎么定的就怎么写,贵在“原汁原味”不走样。

档案的本质属性是原始记录性,这种原始记录性一方面表现在档案的内容上,另一方面表现在档案的形式上,如,当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等,都表现出真实的原始性。也正是档案的原始记录性,才使得档案具有法律凭证的作用。但是在在OA办公自动化系统中,电子文件的原始性却很难得到体现。电子文件的原始记录性和凭证作用如何确定,电子文件能否作为档案,是否具有法律凭证作用等等,已经成为档案界的新课题。依据国家有关标准,结合本单位的实际情况,从档案管理的基本规律和计算机技术的特点出发,制订归档电子文件管理办法是当务之急。制订一个包括电子文件的形成、积累、整理、鉴定、归档、利用、统计、保护等内容的管理办法,以确保真实、有效地把好归档电子文件的质量检验关,从归档电子文件的特点出发研制归档电子档案管理系统软件。制订管理办法要注意的问题 电子文件的存储载体问题。电子文件的存储载体有多种,如,磁带、磁盘、光盘等。光盘与磁带、磁盘相比,其特点是:记录密度高、存储量大;非接触式记录和信息读取方式;数据传输率高;存取速度快;易保存。因有保护层,信息读出为无接触式的,不存在读取磨损,所以盘片不易损坏。根据这些特点,目前使用光盘作为电子文件归档的载体比较合适。尽管它的标准不够完善,但随着技术的发展,相信在不久的将来,有关光盘的标准会陆续出台。所以在当前选择光盘作为电子档案存储载体最为合适。禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。在条件允许时,及时将软磁盘更换为光盘载体长期保存。纸质档案与电子档案长期并存在保持一致的问题。两种不同载体档案的特点,可概括为两句话:纸质档案便于长期永久保存,而利用较不方便;电子档案便于利用,但难于永久保存。鉴于这种局面,两种载体档案会在一定时期内长期并存。普遍做法是“双套制”,即在保存电子文件的同时,把电子文件以硬拷贝输出形成纸质文件保存。两种载体档案并存特别要注意两种档案的一致性,在电子档案著录、编号、签署、更改、更新时更应注意保证电子档案与纸质档案对应相符。电子文件的安全问题。一是电子文件归档时,把属于一般性的电子文件,转换成各种平台都能使用的文本文件的格式,以不变应万变,消除由于技术演变所带来的影响。特殊格式电子文件,应在存储载体中同时存有相应的浏览软件。二是使用“只写一次式光盘加背书”方式制作归档原件,确认其内容信息的原始性。归档前电子文件内容的原始性由归档人负责,归档后的原始性由档案室负责,为了分清责任,最理想的办法是双方在不可更改的载体上签字,而这种光盘的同一处刻录轨迹只能写入一次,这就是“只写一次式光盘加背书”。也可以只读光盘、电子签名、数字水印、隐形条码、数字时间印章法等来确认电子文件内容信息的原始性。三是在网络环境中,可采用一种既能确认发件人身份,又能保密保安全的“公用密钥数字签名技术”。还可采用防火墙技术、网络安全检测、大众身份认证系统、数据加密技术等措施来保证网络安全。当然这都很难达到彻底的安全。四是利用中的安全措施:设置分级查询权限密码并定期或不定期地更改,属于保密范围的信息内容的复制拷贝更要严格控制。系统对利用的全过程进行有效的跟踪监控,并自动进行相关的记录,作为利用工作查证的依据。而且利用系统应有较强的容错能力,避免由于误操作所带来不可挽回的损失。电子文件的鉴定问题。一是入口关,即在档案部门接受电子文件是要检验每个文件能否被正常读出、打开或运行;有无感染计算机病e799bee5baa6e997aee7ad94e4b893e5b19e31333363373738毒;内容是否完整,是否与归档移交清单或文件机读目录相一致等。二是定期检查关,即对归档后的电子文件建立定期检查的制度,数据类电子文件检验能否被正常读出,程序类电子文件检验能否被正常运行。对于磁性载体一般应每两年、光盘每四年进行一次抽样机读检验,抽样率不少于10%;对于磁性载体每四年拷贝一次,并建立对电子文件的检查、维护、拷贝等操作过程进行登记制度,避免发生人为的误操作或重复劳动。转储后的载体与原载体同样编号保存。三是利用关,即在平时提供利用时,一旦发现有文件损坏或感染计算机病毒,立即要对该载体内存储的所有文件进行检验,及时采取措施修复损坏的文件。还要注意更新杀病毒软件。同时,还要把电子文件归档与电子档案管理所需要的计算机系统软件的开发和硬件的配合纳入到下一阶段档案室档案管理系统的建设规划中去,为接受电子文件做好物质和精神准备内容来自www.07swz.com请勿采集。

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