收发文制度

来源:互联网 编辑: 张倩 手机版

公文管理办法

第一章 总 则

第一条 为规范文件管理,建立科学合理的文件管理体系,提高文件处理速度和发文质量,结合公司的实际情况,制订本办法。

第二条 文件管理内容主要包括:行业主管部门函、电、来文,相关单位函、电、来文,公司对外对内上报下发的各种文件、资料。

第三条 公司各类文件由办公室归档管理。其他部门负责与其业务有关的文件的管理。

第二章 收文管理

第四条 外来文件的签收

一、凡来公司的公务文件均由公司办公室签收登记、拆封。在签收和拆封时,需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因,对密件开口和信函邮票被撕应拒绝签收。

二、公司外出人员开会或参加其他活动带回的文件,应及时送交办公室保管。

第五条 文件登记

办公室收到文件后,必须进行分类并立即填写《收文登记本》的有关内容和《文件批办单》。

第六条 文件的阅批与分转

一、所有正式文件、函、电、传真等均需由办公室主任根据文件内容和性质审签后,由办公室分送公司领导或承办部门阅办。重要文件应先呈送公司领导(或分管领导)亲自阅批后分送承办部门阅办,如涉及几个部门共同办理的文件,应同主办部门联系后再分转处理。

二、为加速文件运转,办公室应在收文当天将文件送到公司领导和承办部门,如关系到两个以上业务部门,应按批示次序依次传阅,最迟不得超过两天(特殊情况例外,如公司领导出差等情况)。

第七条 文件的传阅与催办

一、阅读、传阅文件应抓紧时间,阅批文件一般不得超过两天,阅后应签名以示负责。文件阅完后,应尽快交还办公室。

二、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定,不得将有密级的文件带离公司,也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。不得将文件压放分散,如需查阅,应按照有关保密规定,并征得办公室同意后,予以复印或摘抄,原件应及时归档。阅文时不得抄录全文,不得任意取走文件夹内任何文件及附件,如确系工作需要,要办理借阅手续,以防止丢失泄密。

三、办公室对文件负有催办检查督促的责任,承办部门接到文件、函电等应立即指定专人办理并向办公室及时反馈承办结果。如有领导“批示”、“拟办意见”, 办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

第三章 发文管理

第八条 发文的规定

对外所有文件均以公司名称落款并加盖公司公章发文。发文一般由承办部门拟稿,办公室校对文字、排版、统一编号,报公司领导签批后发文。

发文格式严格按照国标有关规定执行。

第九条 发文的种类与范围

一、以公司名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要、简报等,使用“公司名字”文头,以“内xx房字〔xxxx〕x号”文号下发。

二、各部门间、各部门对设计单位、监理单位、施工单位的批复、回复、通知、指示等,一般使用通用函件形式。

三、工程类文件按照工程部有关要求执行。

四、公司内部发文主要用途:

(一)公布公司规章制度;

(二)转发主管部门文件:

(三)公布公司体制机构变动或主管级(含)以上干部任免事项:

(四)公布公司重大建设、经营管理等工作的决定;

(五)发布有关奖惩决定和通报;

(六)其他有关公司的重大事项;

五、公司对外发文主要用途:

(一)对各级主管部门呈报申请、请示、报告等;

(二)同业务关系单位联系有关工作联系事宜。

第十条 发文程序

发文办理程序为:拟稿——审核——签发——用印——登记——分发——归档等。

一、拟稿:

1、符合国家的法律、法规及公司有关规定。

2、情况属实,观点明确,条理清晰,内容充实,结构严谨,表述准确,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。

3、人名、地名、时间、数据、行文等要准确。引用文件要注明发文时间、机关、标题和文号。因使用简称时,应先用全称并加以说明。

4、结构层次序数,一般情况下第一层为“一、”,第二层为(一),第三层为“1、”,第四层为“(1)”。

5、会议纪要要求两个工作日内(含会议当天)起草并发文。

二、审核

公文文稿在呈送领导审批或签发之前,先由部门负责人进行定稿,审核无误后呈送分管领导审核。

三、签发、用印、登记

以公司红头文件发出的文件及通用函件,经部门负责人审核定稿后,呈送分管领导审核;审核通过后,送公司办公室,由办公室报送总经理进行签发,对发文进行统一编号、印发。

四、分发。

公司所有公文的分发采用纸质公文与电子公文并用的办法进行。各类公文经签发后,具体分发程序如下:

按照文件分发范围印刷纸质文件,以直接送达、邮寄等方式及时分发至有关单位。因时间不能满足的紧急文件可采取电子扫描件以电子邮件方式发送。

五、按以上程序办理完毕后要将公文及时归档,归档要按照发文号分类保存,供有关领导、部门查阅。

填写《文件签发单》

填写《文件签发单》

未通过

通过

通过

第四章 其 他

第十一条 文件的借阅

一、各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件,需办理借阅登记手续,对有密级的文件和公司重要文件须公司领导同意后方可借阅。

二、借阅文件应严格履行借阅登记手续,就地阅看,按时归还。任何人不得将文件带离公司或全文抄录,不允许拆卷和在文件上勾划等。

第十二条 各部门应指定一名专(兼)职文件资料管理人员,负责文件收交、保管、保密、催办工作。

第十三条 文件的归档和立卷

一、文件立卷应按照内容、名称、部门、时间顺序,分门别类地进行整理归档。

二、立卷时,要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全,保持文件、材料的完整性。

三、要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料,要及时立卷归档。

四、上年度形成的文件材料,要求在下年度4月份以前整理完成,并归档。

第十四条 文件的归档范围

一、凡下列文件统一由办公室负责归档;

(一)主管部门来文、批文;

(二)公司发文;

(三)总经理办公会会议记录、重要专业例会记录及纪要;

(四)参加行业会议带回的文件、资料;

(五)反映公司生产、经营活动的音像制品;

(六)公司日志和大事记;

(七)项目有关资料。

第十五条 文件的销毁

一、对于多余、重复、过时和无保存价值的文件,办公室定期清理造册,办理申请销毁手续。

二、经审核同意销毁的文件,由办公室负责销毁。

第十六条 考核

一、未按规定办理文件登记的,负激励50-100元。

二、违反文件传阅规定“第二条”的,负激励100-150元,造成严重损失的,公司予以开除或追究法律责任。

三、未填写签发单,不予出文,同时考核相关责任人50元。

四、未按文件批办单处理的,考核部门负责人100元。

五、违反文件归档规定的,考核档案管理人员与部门负责人各100元。

第十七条 本办法自批准发布之日起实施。

附件1

公司名字

文 件 签 发 单

急缓: 特急件□ 急件□ 平件□

密别: 绝 密□ 秘密□ 机密□ 普通□ 年 月 日

文件标题

(正文附后)

拟稿部门

拟稿人

部门负责人

核稿

分管领导意见

年 月 日

总经理签发

年 月 日

发文编号

份数

主送

抄送

附件2

公司名字

文 件 批 办 单

来文单位

收文日期

文件原号

收文编号

文件标题:

拟办意见:

领导批示:

部门处理结果:

传阅人签名

姓 名

日 期

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