收发文管理制度

来源:互联网 编辑:王志 手机版

收发文管理办法

1.总则

1.1 为了规范公司对收发文的管理,提高文件的利用效率,进而提高公司工作质量和工作效率,特制定本办法。

1.2公司文件是传达方针政策,发布公司规章制度、请示、指示和答复问题,指导工作,报告情况等重要工具。因此,必须认真做好收发文的管理工作,有效为公司服务。

1.3公司所有收发文件由综合部统一签收、发放、传递、保管和立卷归档。综合部指定一名文书人员负责收文和发文管理工作。综合部文书根据有关文件资料,如实填写收文登记表和发文登记表,按准确、及时、安全、统一的原则做好公司的收发文管理工作。

2收文管理

收文是指外部机关送达公司的公务文书和材料,包括文件及附件等文字资料。收文管理是指对来自公司外部的文件所实施的处置与管理。

2.1 收文分类

收到的公文分四类:各级政府发文、业务合作公司发文、公司下属子公司发文及其他。

2.2文件签收

公司收到的一切公文,均由综合部文书负责签收,将收到的文件按2.1的分类在《收文登记表》填写收文日期、收文序号、来文单位、来文字号、文件标题、份数等(见附件1)。在收文登记后,填写《收文处理传阅单》(见附件2),呈综合部经理签批,符合有关规定的,综合部应及时提出办理意见和建议,送请主要领导人批示后交相关部门办理。

公司有关部门或个人收到的涉及公司事务的公文,亦应在收到后2天内,转交综合部文书,由文书按上述程序办理。

2.3文件阅批与分转

综合部经理应及时签批,并根据公文内容、要求等确定公文的处理方式和程序,并在《收文处理传阅单》上签署意见。

综合部文书将签批的文件依据收文的处理方式和程序,送有关人员阅示、阅办及阅知。为加速文件运转,综合部文书应在综合部经理签批的当天,将文件报送有关领导或部门,如关系到两个以上部门,应按批示次序依次传阅。

2.4 文件的传阅、催办、保管

 传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定,不准将传阅文件转借他人阅看,不得任意取走文件内任何文件及附件。

 阅读文件应抓紧时间,当天阅完后,应在下班前将文件交回综合部文书,阅批一般不准超过2天,阅后应签名以示负责;如领导有批示,应立即将文件交有关部门和人员领导批示办理。

文件阅完后,应及时交还综合部文书,不得私自传阅。综合部文书负有催办督促的责任,承办部门接到文件应立即指定专人办理;不得将文件压放分散,如需备查,经批准后可复印或摘抄。

文件办理完毕,应在《收文登记表》注明办理日期,并简要写明办理结果,且立卷归档暂存。综合部应定期对公司收文的处理、归档情况进行检查、统计。

3发文管理

发文办理是指公司对外发出的公文,首先要拟稿,稿子写好后要送部门负责人审核,然后报请有关领导人签发,签发后送印,印制好校对后发出。

3.1拟稿、核稿及会签

拟稿是指把领导人或公司的发文意图条理化、显物化,是发文处理的关键程序之一。公司公文、日常业务和事务性的文件由各涉及到的职能部门负责拟稿,拟稿要求内容要情况属实、观点明确、条理清楚。公司红头文件拟稿格式参考附件3,一般制度拟稿格式可参考附件4。

核稿是指由拟稿部门负责人对拟好的文稿进行审查、核对、修改,为签发做好准备。凡公文涉及到其他部门有关事宜,需给有关部门会签。有关部门会签后送综合部经理对公文进行复核,复核的主要内容为是否已协商、会签,文种、公文格式是否正确等。

3.2签发、发文登记及缮印

签发:一般事务性公文送分管领导签发,其他文件如重要请示、报告、制度及办法等一律送总经理签发,详见附件5《发文审批表》。

发文登记是指对待发文稿进行复核,重点看审批签发手续是否完备,附件是否齐全,格式是否统一、规范,并对待发文稿进行编注发文字号、设计版面格式等,将待发公文登记造册(见附件6),以备存查。

缮印是指按已签发的文稿进行缮写或打印,并由相关人员负责校对。

3.3用印、分发及存档

用印:用印是指综合部对已缮印号的公文进行盖章。

分发:分发是指由综合部文书把用过印并登记过的公文通过适当的方式(如邮寄、传真、电子邮件、专人递送、来人签收等)传递给收文单位。

存档:在发文办理流程结束后,综合部文书按照文书档案的归档要求对所发公文进行存档(应包含底稿、正文两份,及有关电子文档,并定期将电子档备份到专门的硬盘)。

4附则

4.1本制度由综合部负责解释、修改、完善。

4.2本制度自签发之日起开始执行,各有关部门按本制度办理收发文。

附件:

1、收文登记表

2、收文处理传阅单

3、公司红头文件格式

4、一般制度格式

5、发文审批表

6、发文登记表

附件1:收文登记表

收 文 登 记 表

序号

收文日期

来文字号

来文单位

文件标题

份数/页码

处理情况

备注

附件2:收文处理传阅单

收文处理传阅单

编号:

文件标题

文件发布

单 位

收文时间

年   月   日

密 级

综合部领导

处理意见

承办单位

处理意见

附件3、公司红头文件格式

(宋体三号字空两行)

X X X X X X X X有 限 公 司 文 件

(宋体三号字空两行)

XXXX〔 〕 号 (居中仿宋三号字)

(宋体三号字空两行)

关于××××××的通知(宋体2号字)

(宋体三号字空一行)

各有关部门: (正文包括附件、日期均为仿宋3号字)

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

××××××××××××。

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

(宋体三号字空一行)

□□附件:1.关于×××××××的通知

2.关于××××××××××××××××××××××××××的通知

(此页无正文)

单位名称(附件下两行居成文日期中)

年 月 日□□□□(右空四字,用阿拉伯数字)

(宋体三号字空一行)

□□附注

(主题词黑体三号字)

主题词:××□××□××□通知 (宋体3号字)

□报送:××,×××,××,×××,××××,××,× □××,×××。(仿宋三号字)

□抄送:××,×××,××,×××,××××,××,× □××,×××。 共印 份(存档1份)□

□编制 年 月 日印发□

编制:

编号:

审核:

制定日:

签发:

生效日:

附件4一般制度格式

XXXXXXXXXX制度

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