用友T3创建结账等作教程

来源:互联网 编辑: 张倩 手机版

“系统管理”是用友软件的后台系统,在刚刚新建账套时使用,主要用于账套建立、备份、恢复、操作人员增加和权限的分配。

“T3用友通”是用友软件的前台系统,是我们在进行日常业务处理时经常使用的,主要用于填制凭证、审核、记账,总账、明细账等帐表的查询以及银行对账,报表生成,财务分析等。

一、账套初始化

首先双击桌面上“用友通”图标,出现登陆框。用户名处输入你增加的操作员编号及密码,(初次进入系统,要用财务主管的身份进入,对系统进行基本设置)选择好刚建立的账套,输入操作日期,点击确定,进入基本界面,这个界面就是我们财务人员以后用来操作填制凭证、审核凭证和记账、查询总账、明细账、余额表等功能的主要界面。下面开始进行初始化设置:

1、单击框的最上边一栏的“总账” →“设置” →“选项”进行基本设置。

2、部门档案,人员档案设置。(为了方便管理人员工资,以及人员出差所发生的费用而进行设置)

(1)单击框的最上边一栏的“基础设置” →“机构设置”,选择“部门档案”,出现部门档案设置界面,点击上方“增加”按钮,依次在右侧填入信息,点击左上角任务栏里的“保存”按钮,如果左侧出现你所增加的部门,那么保存成功!依次增加完后,点击“退出”按钮。

(2)根据前述方法进入“人员档案设置界面”,依次双击输入工作人员的基本档案,输入“所属部门”一栏时,双击单元格,单元格右侧出现小的放大镜,点击放大镜选择工作人员所属部门。输入下一个工作人员信息时,单击已填好的工作人员的编码一栏,点击任务栏中“增加”按钮,出现新的空白行,继续输入下一个工作人员信息。依次填写完成,点“退出”弹出询问是否保存,点“是”。

3客户分类,供应商分类设置。这个主要是根据本单位的客户,供应商以及客户和供应商的实际情况来填写,相当于手工记账里设置明细分类账。

(1)单击框的最上边一栏的“基础设置” →“往来单位”, →“客户分类”,出现客户分类设置界面,在右侧填入信息,点击左上角任务栏里的“保存”按钮,如果左侧出现你所增加的部门,那么保存成功!依次增加完后,点击“退出”按钮。

(2)在基础设置→“往来单位” →“客户档案”选项,出现客户档案设置界面,单击框的最上边一栏“增加”按钮,出现“客户档案卡片”,客户档案分为“基本,联系,信用,其他”四个选项,根据具体客户信息分类填好,在“基本”信息里“所属分类码”一栏选择好你客户档案的分类,要和之前填写的客户分类一致。然后点击“保存”,继续填写下一个客户信息。

(3)供应商分类和档案的填制和客户分类以及档案的填制是一样的,这里就不再讲述。

4、设置外币及汇率。(如果单位的业务来往有外币,那么就需要设置这一项)。

单击框的最上边一栏“基础设置” →“财务” →“外币种类”,弹出“外币设置对话框”,输入所使用外币的“币符”“币名”点击“增加”按钮,左侧空白处出现你所填列的外币的名称,双击名称,在右侧相应的记账月份对应的记账汇率一栏填下记账汇率,然后按回车确认,“退出”

5、设置结算方式。(本单位的业务往来形式设置,有“现金”“支票”等)

单击框的最上边一栏“基础设置” →“收付结算” →“结算方式”,弹出“结算方式对话框”,输入相关结算方式,例如“现金”“支票”等(支票分为现金支票,转账支票的话,设置编号时,如果支票设置是2,那么现金支票为201,转账支票为202),按“保存”按钮,增加成功。

6、会计科目设置(相当于手工记账里设置总账科目)。

(1)单击框的最上边一栏“基础设置” →“财务” →“会计科目”,弹出“会计科目对话框”,根据本单位的业务需要的会计科目来填制。

(2)选中你要设置的会计科目,单击上方“修改”按钮,弹出“修改对话框”,根据提示依次输入信息,根据会计科目选择辅助核算(现金,银行存款科目选择日记账),选择完后点击“确定”。

(3)如果有明细科目,选中要增加明细科目的会计科目,单击框的最上边一栏“增加”按钮,输入相关信息,点击确定后自动保存。

(4)如果有用外币核算或者数量核算(例如银行存款下的明细科目中行存款或者工行存款),也要根据提示填清楚。以后科目依次修改。(5)如果是出现金流量表的话,“现金”“银行存款”“货币资金”等科目,必须进行项目核算,应指定科目,单击任务栏“编辑”下“指定科目”选中。

(6)需要设置数量金额式或者其他核算类型的,在“会计科目-新增”对话框→“账页格式”一栏选择。

7、凭证类别设置。

单击框的最上边一栏“基础设置” →“财务” →“凭证类别”,弹出“凭证类别预置对话框”,根据本单位的业务需要选择合适的类别。现在基本都用“记账凭证”,选好后按“确定”按钮,出现一个对话框,设置完毕后退出。

8、项目大类设置。

(1)单击框的最上边一栏“基础设置” →“财务” →“项目目录”,弹出“项目档案对话框”,单击“增加”,填入新项目大类名称,点击“下一步”一直到最后。

(2)然后设置项目分类,点击左边项目分类前的空白点,然后在右方输入分类,点击“确定”。

(3)点击左边项目目录前的空白点,然后点击右下角的“维护”按钮,弹出“项目目录维护对话框”,点击任务栏上“增加”按钮,依次输入信息,然后“退出”。

(4)点击左边“核算科目”前的空白点,把右侧上面空白处的科目通过向下箭头转移到下面空白框中。

9、期初余额录入。(相当于总账科目设置时填入的期初余额)

(1)单击框的最上边一栏“总账系统”进入总账界面,然后单击框的最上边一栏的“总账” →“设置” →“期初余额”,弹出“期初余额录入”对话框,双击“期初余额”一列,依次输入期初余额。

(2)有明细科目的,直接输入明细科目余额。一级科目期初余额就自己出现。

(3)输入有客户往来或者个人往来辅助核算项目的科目时,双击期初余额一列,弹出对话框,根据公司客户和个人往来具体情况填写。(4)余额全部输完后,点击最上边一栏里的“试算”按钮看是否试算平衡,如果平衡就可以退出。

10、填制凭证。填制凭证时,要由会计来填制,所以系统要用会计的身份进入,因此换上会计的用户名来进入系统,单击框的最上边一栏“总账系统” →“凭证” →“填制凭证”,弹出对话框

(1)点击最上边一栏里的“增加”,根据不同的会计分录来填制

(2) 在表格的左上角选择凭证类别(收款,付款,转账)

(3) 选择填制凭证的时间

(4) 输入附单据数量(所输入的单据张数一定要和将来贴在该记账凭证后的原始凭证张数一致)

(5) 在摘要一栏简单的填写摘要,然后按回车键。

(6) 输入科目,点击科目名称一栏右下角放大镜图标,选择所需要的会计科目,如果是银行存款科目,涉及到明细,会出现对话框询问结算方式等信息,根据经济业务实际发生情况来填写。全部录入完后点击回车键。

(7) 录入借方金额

(8)输入分录第二行,同上。

(9)凭证输入完后按“保存”按钮

11、自动转账功能生成凭证

当月的凭证填制完后,我们需要填制转账凭证把收入和费用转到本年利润这个科目里,这就需要用到自动转账功能,要记住先“定义”后“生成”。

(1)打开“总账”→“期末” →“转账定义”,打开转账定义界面,单击框的最上边一栏本年利润科目一栏右侧的放大镜,找到本年利润科目,双击,然后点确定。

(2)打开“总账” →“期末” →“转账生成”,出现转账生成对话框,在对话框上方,“结转月份”一栏选择你要结转的月份,在“类型”一栏选择合适的类型。

(3)需要注意的是,选择“全部”收入和费用就全部表现在一张凭证上,如果分别选择收入和费用,将会有两张凭证分别表现费用和收入。选好之后点击“全选” →“确定”,凭证生成,点击“保存”,然后审核记账。

12、出纳签字。(相当于手工记账里出纳对收款凭证和付款凭证进行签字)

对于出纳凭证即现金凭证和银行凭证必须进行出纳签字,进行出纳签字前必须在设置会计科目时将“1001现金”指定为现金总账科目,将“1002银行存款”指定为银行总账科目。

(1),以出纳身份进入总账系统,单击框的最上边一栏“总账” →“凭证” →“出纳签字”,出现对话框,在此对话框中根据提示,可以设置凭证范围,也可以不设置任何条件,注意将月份设置成与会计期间一致,然后单击“确定”

(2) 进入出纳签字窗口,如果当前凭证无误的话可以单击“签字”按钮。另外,选择“出纳”下的“成批出纳签字”可以对所有凭证进行签字。

(3) 全部凭证签字完毕后,单击“退出”按钮。

13、审核凭证。(相当于手工记账里的主管签字)

要注意的是审核人与制单人不能是同一个人,必须是具有审核权限的操作员登陆总账系统然后审核。

(1) 以非制单人身份进入总账系统,单击框的最上边一栏“总账” →“凭证” →“审核凭证”,出现对话框,在该对话框中,可以设置凭证范围,方法同出纳签字凭证。设置月份,单击“确定”按钮。

(2) 计入审核凭证窗口,如果当前凭证通过审核的话,可以单击上边第二行“审核”按钮,如果未通过,可以单击最上边第二行“标错”按钮,将该凭证打上错误标记,以便修改或重新审核。(标错凭证修改后通过审核,应该先单击“标错”按钮取消错误标记然后单击“审核”按钮)

(3) 全部凭证审核完毕,单击“退出”

14、作废凭证。对于不需要的未记账凭证而言,可以将其作废。

在填制凭证窗口中单击框的最上边一栏“制单” →“作废/恢复”菜单可以作废凭证或者恢复凭证。同样,已审核凭证也不能作废,如果需要,应该先取消审核。

15、修改凭证。凭证的修改包括两种方式:无痕迹修改和有痕迹修改。无痕迹修改主要是针对未记账凭证而言,有痕迹修改主要是针对已记账凭证而言。

(1) 记账前发现凭证出错,对于未审核凭证可以找到错误凭证,直接修改,或者通过作废功能将其作废,再通过整理凭证功能将其删除。(2) 对于已审核凭证(包括出纳签字),应该先在审核凭证窗口中找到错误凭证取消审核状态,然后在进入填制凭证窗口对凭证进行修改,或作废删除该凭证再填制正确凭证。

(3) 当在记账后发现凭证有错时,一般采取红字冲销发(见下)

16、整理凭证。

在填制凭证窗口中,单击框的最上边一栏“制单” →“整理凭证,作废凭证将会被删除并重新整理凭证号。但是如果当月已有凭证记账的话,最后一张已记账凭证之前的凭证将不能整理,只能对其后的未记账凭证作批注整理。

17、冲销凭证。

在填制凭证窗口中选择“制单“→”冲销凭证“,指定月份,凭证类别和凭证号后即可生成一张与该凭证内容完全相同但金额为红字的凭证。冲销凭证仍需审核、记账。

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