新形势下如何做好电子文件归档工作

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新形势下如何做好电子文件归档工作

作者:吴爱清

来源:《管理观察》2009年第08期

????????电子文件就是指人们在社会活动中形成的,以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。近年来,电子信息技术取得飞速发展。办公自动化、标准化、网络化日趋完善,办公自动化管理系统代替了以往手续繁杂的办公行文、往来函件,许多日常工作可以直接靠计算机在网络上办结,公文的流转几乎可以不再使用纸和笔。

????????与纸质文件相比电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作,主要原因是大多数电子文件形成者或囿于传统观念,误认为电子文件不是文件而忽视其归档;或由于电子文件对计算机系统的依赖性,使其必须借助计算机编目归档,这对不熟悉操作技术的立卷人来说,不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟,容易产生畏难情绪;笔者认为,推动电子文件归档工作的着眼点要高,立足点要实,在规划电子文件归档工作时,应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发,顺应其规律,摸清信息产生的源头,促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序,建立归档制度。

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????????一、电子文件归档的方式和途径

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????????纸质档案的载体较为稳定安全,而电子文件的载体稳定性差,易损坏,因此归档方式的选择至关重要。经实践检验,利用磁盘,脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘,会影响文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档,这不仅加大了工作量,也增加了存贮磁盘的数量,简便而安全的方式是采用网络移交归档,并利用光盘存贮。网络移交的途径有两条:

????????(一)借助计算机信息管理网,开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展,越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选,反映了职能活动的概貌,上网前,又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换,在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性,是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文件,应由电子文件形成部门编目整理,也利用网络技术向档案部门传输,可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线,建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。

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