行政管理制度和审批流程

来源:互联网 编辑: 张倩 手机版

Industry Co. Ltd.

公司

行政管理制度和审批流程

(行政人事部)

前言

作为一所规范的企业,企业的公司管治是最重要的一环,公司管治是一套程序、惯例、政策、法律及机构,影响着如何带领、管理及控制公司。公司治理方法也包括公司内部利益相关人士及公司治理的众多目标之间的关系。主要利益相关人士包括股东、管理人员和董事。其它利益相关人士包括雇员、供货商、顾客、银行和其它贷款人、政府政策管理者、环境和整个小区。因此企业的管理制度和审批流程必需严格执行,以诚实的信念承诺一流的企业服务;实干的精神创造高效的企业业绩。

企业股权架构

限公司(以下简称「 」)在 集团的股权结构图里:

公司组织架构与岗位职责

组织机构图

直接汇报

职能汇报

(A) 行政人事部职责描述

1. 部门概述

行政人事部根据部门职能,全面负责公司行政后勤运作及行政管理工作,为公司提供完善的行政后勤保障,并同时根据中国区经营和发展计划,负责公司人力资源管理,为公司经营和发展提供人力资源保障

2. 部门机构设置

行政人事经理领导,直接向总经理汇报工作。下设行政主管、法务主管、人事主管、行政文员、网络管理员、驾驶员和保洁员等

部门内部组织架构图

3. 部门职责

a)负责制定和完善公司行政管理制度和程序,保证制度和程序的有效执行;行政管理制度和程序包括:内部发文、每月工作报告、会议纪要、制度和程序格式、公函、文件管理、档案管理、印章管理、保密管理、前台管理、办公用品管理、固定资产管理(办公类)、车辆管理、出差管理等

b)负责公司法律文书、合同的审核及其他有关法律事务处理

c)负责公司总结、报告、公文的拟稿

d)负责公司会议安排、会议记录、会议纪要的整理及发布

e)负责公司各项接待工作

f)负责公司营业执照申报、变更、年检等工作

g)负责公司证照、合同、公章、文件、档案资料的保管工作

h)负责公司来往信函收发;负责公司的复印、传真管理

i) 负责公司办公用品、固定资产(办公类)的管理

j) 负责公司酒店、机票预订等事务

k)负责公司前台管理、车辆及派车管理、环境卫生管理、物业管理

l) 负责指导、监督公司各部门文件、档案、印章、保密管理

m)负责公司通讯、电脑、网络的维护和管理

n)负责行政人事部的预算、费用管理及成本控制

(2)人事管理

a)根据经营和发展计划,负责人力资源规划及总政策、总方针的制定

b)负责组织制定和审核公司人力资源管理制度和程序

c)负责组织制定和审核公司组织架构、职务设计及人员编制

d)负责组织制定和审核公司部门职能说明书、职务说明书

e)负责组织制定和审核公司工资架构

f)负责组织制定和审核公司年度培训计划及预算,提供培训支持

g)负责指导、监督公司的绩效管理

h)接受公司的员工投诉,协调员工关系,确保员工团队的凝聚力和向心力

i)负责企业文化建设,组织员工活动

j)负责员工招聘、入职离职、人事变动、劳动合同及人事档案管理

k)负责员工考勤、薪酬核算与发放、社保申报、福利薪酬管理、奖惩

l)负责推动和监督各部门有效执行公司各项人力资源管理制度和程序

4. 公文管理制度

4.1 公文种类

适用于对重大事项或重大行动做出安排,奖惩有关单位和人员决定事项;向股东会或相关上级单位汇报工作,反映情况,答复上级单位的询问;会议纪要记载、传达会议情况和议定事项

4.2 文件编号管理和规则

4.2.1 文件编号管理:公司文号的管理由行政主管负责

4.2.2 文件编号规则

单位名称

统一编号

举例

责任部门

有限公司

字〔年号〕 ╳号

字〔2007〕1号

董事会

4.2.3 文件存档:原稿与正文1份(原件)存档

4.2.4 相关印章:公文除“会议纪要”外一律加盖印章

对內、外部发文审批流程

审批流程

外部发文必需征求法务和财务意见

发文及签收,收发部门各自存档

4.3 档案管理制度

4.3.1 公司级档案管理范围,由公司行政部专人管理并负责一切借阅、复制、传递相关事宜

4.3.2 部门档案管理范围,由各部门指定专(兼)职文书管理,于每季度末交档案清单至公司备案留底。如工作完成后,原件移交公司管理

4.3.3 公司档案工作,要实行集中与分散管理相结合的体制。由行政部负责主体档案的管理,并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。行政部设立专门档案室,配备专人分管公司主体档案工作

4.3.4 根据有关档案法规规定精神,各部门形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档,并定期向公司档案部门移交保管

4.3.5 公司应有库房或场地和必要的设施及保护设备保管档案,确保档案的安全

4.4 档案的鉴定与保管期限

4.4.1 档案的鉴定。从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称

等方面来鉴别档案的价值

4.4.2 档案的保管期限。文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者之外,一般为分二年、长期两种。一般的通知、通告、不涉及经济利益的来往函件、政府文件的保存年限为二年,其余资料原则上均为长期保存。介于两种保管期限的,保管期限从长

4.5 档案密级

公司档案文书分绝密、机密、密、普通四个等级,按档案性质、内容不同划分不同密级,并据此界定档案调阅权限

4.5.1 “绝密”文书含:公司之相关政府批文、会计凭证、财务报表、资金合同、相关财务往来文件、与其他经济组织的合作合同、其他经核定为绝密的文书

4.5.2 “机密”文书含:公司各类经济合同、客户档案、设计方案及图纸、预决算书、公司章程、 股东会及董事会会议纪要(决议)、不动产所有权及其他债权凭证、重要工作计划、重要会议纪要

4.5.3 “密”文件含:公司有效证件、各项办理资料、单位往来函件

4.5.4 “普通”文件含:部门工作联系单、公司内部发文、公司宣传资料、各部门在各项活动中形成的具有参考价值的文件、材料

4.6 档案借阅、利用工作

4.6.1 总监以上管理人员如需借阅一般工作业务相关的资料,可直接在档案管理员处登记后借阅。借阅资料须当天归还;如需再借,应办理续借手续

4.6.2 各部门其它员工因业务需要对本部门档案材料进行借阅或利用的,须一律填写《档案调阅审批单》并经部门负责人和分管领导签字许可后,方可借阅档案。如需借阅非本部门的档案材料的,还应有相关部门负责人和分管领导签字许可

4.6.3 如需借阅公司人事、财务、合同等资料必须经总经理批准许可

4.6.4 档案管理员依据《档案调阅审批单》,为借阅人调出所需档案并记录档案借阅信息

4.6.5 借阅的档案原则上在公司内使用。机密文件和绝版文件仅供在存档处查阅,不予借出

4.6.6 借阅档案者应爱护档案,确保档案的完整性,不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时,须当面查看清楚,如发现遗失或损坏,应及时报告主管领导

4.6.7 档案管理部门应主动向各部门、员工提供公司档案编研信息服务,主要方面为政策信息、管理信息、产品信息、专题技术信息等

4.6.8 档案主管应接受公司有关部门、人员定题咨询要求

4.6.9 依据国家档案、统计法律法规,做好企业档案统计工作

4.6.10 政府有关部门依法执行公务,需要查阅公司档案,公司予以配合、协助

4.7 档案的销毁

4.7.1 对已失效的档案,认真鉴定,编制销毁清册,销毁清册经相关负责人批准,方能销毁。该清册永久保存;销毁时要有二人以上监销,关在清册上签字。销毁时请使用碎纸机或焚烧的方式

4.7.2 公司终止、解散时,档案应移交控股股东或主管部门或当地国家档案馆

4.7.3 公司应采取严密管理措施,防止档案失密和泄密。

5.

印章管理制度

为规范公司印章的使用和保管,保证公司各项业务顺利开展,维护公司的利益,避免因印章使用、管理等失误给公司造成损失

5.1 印章保管

5.1.1 公司印章严格执行“专人管理、审批用章”的原则,保管印章的地方要牢固加锁,印章使用后要及时收存锁好,不得随意放置。若因保管不善或使用不当造成失误,当事人应承担相应责任

5.1.2 公司印章保管人及用印审批人一览表

印章名

保管人

审批人

公章

由行政部指定专人保管

总经理、常务副总经理或指定授权人审批后使用

合同专用章

由行政部指定专人保管

总经理审批后使用

财务专用章

由财务经理保管

付款申请单据审批手续完成后使用

发票专用章

由财务主管保管

根据收款及合同条款,经财务经理审批后使用

法定代表人名章

由法人代表指定专人保管

付款时,须由总经理或常务副总经理签字同意后使用;其它用途,必须有相应责任领导签批同意后使用

5.1.3 遇印章保管人员因事外出或请(休)假,经总经理或常务副总经理批准后,印章暂移交指定人员保管,相关责任人做好印章交接记录

5.1.4 印章保管人要注意印章的保养,及时清洗,确保印迹清晰

5.2 印章使用

5.2.1 印章使用审核:印章管理人员须认真审核《用章申请表》,确认符合用印手续后方可用印,《用章申请表》由印章管理人员统一保管、存档,以备查询

5.2.2 印章使用要求:加盖印章应端正、清晰,位置在年月日处,即“骑年盖月”,必要时应加盖“骑缝章”

5.2.3 带公章外出:原则上不允许带公章外出,特殊情况,经总经理或常务副总经理批准后,由印章保管人陪同前往用章;如印章保管人不方便陪同时,经总经理或常务副总经理同意方可带出用章,用完后要立即归还

5.2.4 空白信函:公司一般不允许使用空白介绍信、证明等信函,如因工作需要或其他特殊情况确需开具的,必须填写《用章申请表》,且须常务副总经理或总经理批准。持空白介绍信外出工作,归来时必须向公司汇报介绍信使用情况,未使用的必须交回。用印人负有跟踪管理的责任

5.2.5 印章使用档案管理:使用印章后的资料按需留存,以下资料必须留存归档:

?公司章程与公司财产产权、财产抵押、担保、贷款、借款、收款的相关合同和协议

?对政府及相关部门证明和信函

?其他需要留存的资料

公司印章使用流程

审批流程

如有需要

执行

5.3 印章移交

如印章保管人员离职或调动岗位,须办理印章移交手续后方可办理离职或调动手续

5.4 使用印章的责任:

5.4.1 印章遗失:印章保管人员必须妥善保管印章,如有遗失,必须及时向常务副总经理、总经理报告

5.4.2 责任:因管理人员(包括临时管理人员)对印章保管不善,造成印章丢失的,一切后果由管理人员负责,直至承担一切刑事和法律责任

5.4.3责任免除

?经批准带出用印被盗抢的,须凭事发地派出所证明,可不予追究;

?因不可抗力造成的丢失,可不追究;

5.5 印章刻制、启用、销毁:

印章刻制、启用、销毁须公司总经理或常务副总经理批准,实行统一刻制、启用、销毁

6.

公司车辆及驾驶员管理制度

6.1 车辆调配

6.1.1 根据工作需要,由行政部对车辆进行统一配备和调整

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