贸易业务管理制度(初稿)

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贸易业务管理制度

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第一章?? 总? 则

第一条 为加强贸易业务运作的管理,规范贸易业务流程和资金运作流程,有效防范和管理贸易运作风险,制定本制度。

第二条? 本制度所称的贸易业务是指按照公司制定的贸易任务和目标所从事的所有相关业务活动。

第三条 ?进行贸易业务运作,要以扩大公司的经济总量为指导思想,坚持“扩大规模、提高效益、风险可控”的原则,利用公司在资金、品牌等优势,在有色金属、黑色金属、矿产品以及化工产品等多个领域全面推进贸易战略的实施。

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第二章?? 贸易业务管理体系

第四条? 公司贸易业务管理体系体现业务运作和业务监督双线控制、强化目标控制和过程管理,形成决策迅速、流程顺畅、运作规范、风险可控的贸易业务管理体系。坚持“集中管理、分层负责”的原则,具体细分为决策层、主管层、执行层和监督考核层。

第五条 ?公司总裁办是贸易业务的最高决策机构,主要职责是制定公司贸易战略与目标并授权总经理贯彻实施贸易业务管理制度。

第六条? 公司总经理根据总裁办的授权对贸易业务实施领导,其职责是:

(一)组织拟定和实施贸易业务管理制度。

(二)审批年度贸易计划。

(三)履行总裁办授权的其他职责。

第七条? 公司分管贸易业务的副总经理负责贸易业务的具体运作,其职责是:

(一)组织拟定和实施贸易业务管理制度。

(二)组织审议年度贸易计划和指标。

(三)履行总经理授权的其他贸易业务管理职责。

第八条? 公司分管风险管理的投资、风险控制委员会负责贸易业务的监督控制流程,领导公司法务部、公司财务部,对公司贸易业务进行监督管理。

公司投资、风险控制委员会主要职责如下:

(一)负责审核贸易业务相关的风险管理制度。

(二)负责监控贸易的现货与期货业务。

(三) 审核进行贸易运作的全资或控股子公司以及贸易部上报的期货操作申请报告并签署风险评估意见。

(四)负责对贸易操作过程中的潜在风险提出预警。

(五)审核贸易资金授信额度申请报告,提出意见和建议。

(六)审核贸易业务相关的期货操作评估报告。

公司法务部主要职责如下:

(一)负责审核客户的资质。

(二)负责审核贸易业务相关的风险管理制度的合规性。

公司财务部的职责:?????

(一)参与贸易总指标的制定以及贸易年度计划的讨论。

(二)审核贸易资金授信额度申请或追加计划并提出意见。

(三)做好贸易资金授信额度内的资金调拨。

(四)根据国家《企业会计准则》对贸易业务运作相关部门的期货保值和对应的现货进行综合评价。

第九条? 贸易部在公司总经理的领导下负责贸易业务的具体执行以及贸易业务开展的统一协调工作。其职责是:

(一)负责公司贸易的战略规划、协调管理、制度建设、指标分解考核、进度安排、贸易相关数据的统计与汇总。

(二)按照公司的任务要求,履行贸易任务,完成规定的指标。

(三)制定年度贸易资金使用计划,提交贸易资金授信额度申请或追加申请。

(四)加强协调与服务,营造良好的贸易环境,着力构建与公司发展战略相适应的贸易管理运行机制,以提高决策的科学性。

(五)制定贸易业务运作相关的绩效考核办法。

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第三章?? 业务流程

第十条 现货采购与销售业务流程

采购流程:

贸易业务人员进行国内现货采购时,按以下流程进行:

(一)买卖双方确定合作意向后须签订购销合同,作为付款依据。确因情况特殊不能及时签订合同的,事后必须补齐。

(二)合同签订完毕后,填写付款申请。付款申请业务员签字后,必须由主管领导签字,却因情况特殊不能及时签字的需电话或短信请示,事后补齐手续。

(三)财务人员根据合同以及付款申请支付货款。

(四)跟单助理收到提单后交给仓管进行入库或者发货,跟单助理和仓管分别做好记录购销明细账和出入库明细表,以便与财务进行核对。

(五)采购操作完毕后,仓管及时联系仓库核实实际收货数量。

(六)仓管核实实际收货数量无误后交予跟单,记入购销明细台账。结算根据购销明细台账及时清理尾款并索要发票。

(七)发票收到后,结算核实发票无误后及时交给财务并登记进购销明细台账。

销售流程:

贸易业务人员进行国内现货销售时,按以下流程进行:

(一)买卖双方确定合作意向后签订购销合同,作为发货依据。确因情况特殊不能及时签订合同的,事后必须补齐。

(二)合同签订完毕后,仓管根据合同安排发货并开具提单。

(三)财务人员根据合同确认收到款后,提单上签字确认后交予客户。

(四)发货完毕后,跟单助理和仓管分别做好记录购销明细账和出入库明细表,以便与财务进行核对。

(五)销售操作完毕后,仓管及时联系仓库核实实际发货数量。

(六)仓管核实实际发货数量无误后交予跟单,记入购销明细台账。结算根据购销明细台账及时填写开票申请给财务。

(七)财务开具发票后,业务负责交给客户并登记进购销明细台账。

第十一条? 期货业务流程???????????????????????

进行期货操作时必须坚持“严格进行套期保值、禁止单边投机”的操作原则,遵守《中民公司期货业务管理制度》的相关规定。

(一) 进行期货操作以前须拟定套期保值操作申请报告,报告内容包括期货操作涉及的品种、数量以及对应保值的现货品种、数量,并提供相应的现货合同作为依据。

(二) 套期保值申请报告报送公司期货业务决策委员会签署意见后上报公司主管领导审批。

(三) 公司投资、风险控制委员会负责对进行贸易运作的期货操作进行实时监控。

第十二条? 资金调拨流程

(一) 每年底由贸易部统一向公司申请资金授信额度,审批后根据进行贸易运作的各个贸易品种任务指标进行分配。

(二) 进行贸易运作时,

在授信额度范围内的资金调拨,?

超出授信额度范围?。

(三)期货保证金的资金调拨须按照公司期货业务管理制度中相关规定进行。

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第四章?? 授信额度申报以及使用

第十三条? 每年末由贸易部统一向公司申请授信额度,申请上报公司主管贸易业务的副总经理、主管财务的副总经理和总经理审批,同时抄报公司财务部和投资、风险控制委员会。

第十四条? 进行贸易运作的贸易部按照批准后的授信额度进行使用,

如遇特殊情况,在不超过公司批准的授信额度范围内?

第十五条? 年度授信额度使用完毕需追加时,由贸易部上报追加授信额度申请,须陈述详细理由,投资、风险控制委员会签署意见后,上报公司审批。

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第五章?? 风险管理

第十六条? 公司贸易风险管理应体现风险管理的前瞻性和动态性,利用事前、事中、事后的风险管理机制,预防、发现和化解公司贸易业务运作过程中的各类风险。贸易业务风险管理体系包括公司投资、风险控制委员会、公司财务部、公司法务部。

公司投资、风险控制委员会委派专人负责贸易业务的具体运作风险管理。具体职责如下:

(一)评估贸易现货以及期货操作方案。

(二)监控贸易业务现货买卖流程、期货流程以及资金调拨流程,对于可能存在的风险进行预警。

(三)检查操作人员的操作行为是否符合操作计划和报备的方案。

(四)对贸易现货对应的期货头寸进行监控和管理,确保套期保值的正常进行。

(五)定期评估贸易操作执行情况。

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第六章?? 报告制度

第十七条? 贸易部每日向公司相关领导报送贸易额完成情况、持仓头寸日报。

第十八条? 贸易部每周向公司相关领导报送贸易额、利润完成情况。

第十九条? 贸易部每月向公司相关领导以及公司财务部、投资、风险控制委员会提供贸易工作月报。

第二十条? 法务部定期编写期货评估报告,综合评价贸易期货保值情况。

第二十一条? 贸易部负责编写年度贸易操作计划以及年度资金授信额度申请报告。

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第七章?? 档案管理

第二十二条? 贸易运作过程中的所有合同、资金调拨审批、合同评审、指令文件等相关书面、电子材料都应妥善保管。

第二十三条? 进行贸易运作要建立完整的期货、现货相关资料(包括合同、资金调拨签字、期货方案等),并纳入档案管理。

第二十四条? 所有相关资料保存期限至少15年。

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第八章?? 考核奖惩制度

第二十五条? 考核奖惩的目的是充分发挥贸易操作人员的积极性,提高效率,防范风险。

第二十六条??对贸易业务操作人员的考核,要引入竞争机制,采取与操作人员业绩挂钩的办法,具体考核标准参照《中民总公司贸易部绩效管理实施办法》。

第二十七条?? 从事贸易业务的人员违反本规定下列行为之一者,视情节轻重分别给与批评、警告、罚款、调离岗位、开除公职等处罚,触犯刑律的,依法追究刑事责任:

(一)操作人员由于操作失误导致的过失行为、不按规定程序操作、越权操作等;

(二)由于个人疏忽导致资金或者货物出现问题的行为、由于个人失误导致档案管理记录不准确或记录丢失的过失行为、和他人勾结故意错报的违规行为、蓄意篡改档案的违规行为;

(三)结算人员出现结算、核算错误并造成不良后果的行为、与他人共同隐瞒不报的行为;

(四)资金调拨人员未能及时报告资金风险的行为、资金调拨不及时的行为、故意挪用资金的行为;

(五)风险管理人员对交易监控不利的过失行为、未能及时进行风险预警或者厌恶报告的过失行为、与他人勾结隐瞒的行为;

(六)其他应当给与处罚的违规操作行为。

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