中小企业业务、标准财务一体化管理

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应用背景

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中小企业业务、标准财务一体化管理

应用背景

???? 长期以来,由于业务和财务信息系统开发的先后顺序、观念认同、部门建制、软件开放等原因,业务、财务一体化建设进展缓慢。很多企业的做法是财务系统与业务系统分离,财务把从业务和仓库系统获得的数据进行审核、汇总后录入到财务系统,或者是定时将业务系统数据按照约定的接口标准传递到中间表,财务存货核算系统从中间表中提取数据后,进行单据审核、核算,产生记账凭证,由财务核算系统计算成本和经营成果。

 ? 如此以来,财务信息与业务信息分割开来,资金流与物流、信息流难以协同,难免出现数据反映不及时、不一致的现象,无法真正实现过程控制,容易导致企业决策迟缓或失当。究其原因,存在以下问题:

  1、基本信息建立的标准不一致。由于财务系统与业务系统均是独立运行,各自采用一套编码,如果对诸如商品名称、供货商、商品分类等必须统一的编码做不到同步维护,就会出现“张冠李戴”下的数据不一致,计算结果不相符的问题。如两个系统反映的结果各执一词,系统集成势必困难。

  2、两个部分在规划的广度和强度上不一致,导致实际效果不理想。在构建业务系统时主要考虑业务流程是否通畅,操作是否方便,并能否及时计算经营成果等因素。因为没有充分考虑财务控制的便捷、高效,给财务人员带来审核和对账的不便,客观上没有减轻财务人员的工作强度,不利于财务职能由核算向精细管理转移。如果是偏重财务核算,则在业务流层上可能会显得不通畅,同样也会带来业务部门的工作不便。

  3、监管的滞后性。业务系统要及时掌握经营状况,必须动态反映经营成果,而财务要稽核业务数据的正确性,需对仓库、业务等数据进行核对。但业务和财务对时点认同差异,业务不能及时与财务同步,加之财务与业务的分立运行,客观上容易造成财务与业务的不一致。例如在财务核算发现业务的错误时,业务系统可能已结转到下个月的日常运行,这样业务系统就不能在当期进行变更和调整,如果财务仍沿用事后核算,更会因为反映企业经营状况及成果的速度降低而削弱对业务及时监管。

  4、维护的复杂性和建设的重复性,一些企业的系统和财务系统会选择不同的产品,甚至是不同品牌的产品,这样一来势必造成对数据的设置、维护等工作量,在升级、替换等问题上也难以很好解决,耗用企业更多的资源。

  综上,如果财务和业务系统能够在一套系统里面被整合,上述问题就可以得到很好的解决,当一项经营业务(事件)发生时,在业务信息进入信息系统的同时,系统定时按照财务规范的要求将业务系统的数据加工为财务要素和会计凭证的标准数据传递到财务系统,将该事件自动生成实时凭证,而实时凭证在经过财务确认和处理后,显示在所有相关的账簿和会计报表上,不再需要其它部门或员工再次录入,实现前后台无缝联接,在减少重复劳动的同时保证业务、财务系统的一致性和及时性。财务人员直接参与业务系统的核算操作,报表——明细账——凭证——单据的查询模式,使财务对业务的监督职能进一步加强,由原来的事后检查向事中控制转变,提高了财务监管的效率。

  财务、业务一体化的实现使企业业务和财务有机连接起来,通过事务驱动,将原来离散、脱节、静态、滞后的管理变为流畅、动态、面向过程的管理,数据既不重复,又保证了相互关联和整体再现,解决了数出多门,报表不一的长久困惑,将大幅提高财务业务信息系统运行质量,提升企业管理水平和工作效率。

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