机关单位文书档案收集存在问题与措施

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机关单位文书档案收集存在问题与措施

作者:梁淑珍

来源:《中国科技博览》2016年第20期

????????[摘 要]文书档案资源的丰富与否和档案管理人员的收集有直接关系,收集作为文书档案的起点,其收集的质量高低影响着后续的档案管理工作。因此,对机关单位的文书档案收集进行分析具有重要意义。本文就文书档案收集所存在的问题进行分析,并提出措施,供同行交流借鉴。

????????[关键词]机关单位;文书档案;收集问题;措施

????????中图分类号:F433 文献标识码:A 文章编号:1009-914X(2016)20-0201-02

????????前言

????????随着我国经济的快速发展,档案管理工作日益受到单位领导的重视。文书档案收集作为档案管理工作的首要环节,起点工作必须要做好,只有这样,后续的档案管理工作才有质量可言,才有可能形成良好、健全的档案管理体系。从而保证档案管理效率和质量的提高,进而促进我国档案事业的繁荣发展,满足社会进步和人类发展的需求。

????????一、文书档案收集工作存在的问题

????????(1)文书档案的归档分类不齐全

????????文书档案的收集工作是现阶段很多单位基层档案室的首要工作内容,往往忽视了科技档案和专门档案的收集,特别是新型档案的收集和归档工作,例如电子档案和声像档案的重视层度普遍不高。这样一来,单位基层档案室中的文书档案材料较为单一,没有有效的管理具有较大利用价值的档案,满足不了单位内部对档案的需求,从而对单位档案管理工作质量的提高造成不利的影响。

????????(2)收集工作人员缺乏工作意识

????????在收集文书档案的过程中,单位内部各部门工作人员的档案意识普遍不高,对于日常工作中形成的档案文件并不是很注意,更别说是积累和保管了,这样一来,很多的文书档案原始材料就会不知去向,到年终整理档案的时候,有多少文书档案就整理多少。一些重要的工作环节,因为对于原始文书材料的积累不注重,从而使文书档案的归档工作造成不利的影响。此外,对于单位内部的业务部门开展的工作,档案管理部门是不了解的,因此,监督和知道工作只是一种表面形式,从而导致文书档案收集工作的开展难度较大,而收集的原始档案材料并不齐全,也不完整。

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