浅谈基层档案馆(室)档案信息资源的开发与利用

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浅谈基层档案馆(室)档案信息资源的开发与利用

作者: 费德新

来源:《办公室业务(上半月)》 2018年第2期

档案管理的开发与应用能够更加有助于对事物发展的判断,对于信息进行总结与归纳。如今的时代飞速发展,信息已经成为社会发展的主导,得到先机者就是无可比拟的价值和财富,比别人快一个节拍,高出一个段位。根据当前的网络发展状况,信息互联网化、保密化、共享化变得更加重要,可以大大缩短人们办事情的时间和改变处理事情的方式,充分挖掘信息的价值。

一、档案信息的现状分析

档案信息的价值常常被人们忽略,甚至封存起来一直没有变动,没有体现出信息的价值,直到需要用的时候才会看上一两眼,对信息的浪费就是对工作进程的影响。最常见的案例就是老百姓去办事,常常被不同的部门阻拦、推脱,要开各种并不重要或者说令人啼笑皆非的证明,比如:证明我是我自己,母亲还活着等等可笑的事情,如果信息能够共享化就不会造成这样的情况,无非就是在信息共享的设置中增加权限,尽让部分工作人员可以看到,便于工作便利。长期的档案封闭情况最终造成了档案所有者并不能知道自己什么情况,里面内容是否真实、客观都成了迷,由此可见档案的开发与利用存在很大的漏洞和不足。

二、开发与利用信息的建议

针对我国当前档案信息内容多、查阅繁冗、利用率低、管理制度落后、保管方式欠优化等特点,需要从内在和外在等多个维度来进行对档案管理的改革。

(一)明确档案的价值。对于任何单位都要明白档案的作用,对于设计档案的每一个问题选项和填表内容都需要能够呈现出该有的价值,这些信息能够帮助到哪些工作、能够对于填写档案人员进行怎样的了解、填写的方式、通过履历证明填写者的价值和过往有何种意义都决定着这份档案的质量。除此之外,档案还有记录的作用。记录企业过去的成绩、投资、受益等重大决策,通过这些决策能够看到企业在当时情况下的不足和需要改进的地方,用另一种方式方法能够获得怎样的成功,这些都能够从档案中得到一些基本信息和推断理论基础。一旦档案有了价值,才会不断被使用者去挖掘与翻阅,才能够有更多的时间去研究档案为工作带来的方便和作用。

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